Tìm hiểu công tác biên mục mô tả tại thư viện quốc gia Việt Nam

Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 1 LỜI NÓI ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Chúng ta đang sống trong thế kỉ XXI - thế kỉ của sự bùng nổ thông tin và nền kinh tế tri thức. Nhờ các cuộc cách mạng về khoa học và công nghệ, đặc biệt sự phát triển có tính cách mạng của lĩnh vực công nghệ thông tin và truyền thông đã ảnh hưởng tới sự phát triển kinh tế - xã hội nói chung và hoạt động thông tin - thư viện nói riêng. Thêm vào đó, những nhu cầu, đòi hỏi của con người trong toàn xã hội cũng ngày một cao hơn, đặc biệt là nhu cầu về thông tin. Dù hoạt động trong bất kì lĩnh vực nào con người cũng đều cần đến thông tin, đều phải xử lý thông tin. Một vấn đề nữa mà chúng ta phải đề cập đến ở đây là nguồn thông tin, tri thức mà nhân loại sản sinh ra là rất lớn và ngày một gia tăng với tốc độ chóng mặt. Người ta có thể có được thông tin ở mọi lúc, mọi nơi thông qua nhiều phương tiện khác nhau: thông tin trên sách, báo - tap chí, thông tin trên các phương tiện truyền thông (đài, ti vi, internet,…). Tuy nhiên hầu hết các nguồn thông này đều chưa được chọn lọc, xử lý, phân loại,… Do vậy mà tính chính xác, đầy đủ, độ tin cậy của của nguồn tin chưa được đảm bảo. Lúc này ta mới thấy vai trò của các thư viện và cơ quan thông tin là hết sức quan trọng. Nhiệm vụ của các cơ quan Thông tin – Thư viện là: thu thập tài liệu, xử lý thông tin, sản xuất ra các sản phẩm thông tin có chất lượng, tổ chức các dịch vụ phổ biến và tìm kiếm thông tin. Công tác biên mục mô tả là một khâu quan trọng trong chu trình xử lý tài liệu. Thực hiện tốt công tác này sẽ giúp cho các cơ quan thông tin, thư viện có thể tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu, triển khai các hoạt động phục vụ của mình. Biên mục tốt sẽ góp phần mang lại hiệu quả phục vụ cho các thư viện và trung tâm thông tin. Bên cạnh đó, trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay, tiến hành chuẩn hoá công tác biên mục mô tả còn là cơ sở để các thư viện có thể chia sẻ trao đổi nguồn thông tin cho nhau. Chính vì vậy hoạt động biênKhoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 2 mục mô tả ngày nay đang được nhiều cơ quan thông tin, thư viện quan tâm, chú trọng và không ngừng chuẩn hoá. Điều này là hết sức cần thiết đối với bất kì cơ quan thông tin, thư viện nào nếu muốn nâng cao hoạt động phục vụ, thu hút ngày càng nhiều người dùng tin đến với cơ quan mình. Thư viện Quốc gia Việt Nam là Thư viện khoa học tổng hợp đứng đầu cả nước, là đầu mối, trung tâm cung cấp, nhận lưu chiểu sách báo lớn nhất trong cả nước. Trong những năm qua, bên cạnh việc đảm bảo phục vụ người dùng tin, Thư viện luôn dành sự quan tâm đặc biệt đến các hoạt động nghiệp vụ, trong đó có công tác biên mục mô tả. Thư viện đã không ngừng nghiên cứu và áp dụng những quy tắc, khổ mẫu mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế. Tuy nhiên, việc áp dụng các tiêu chuẩn mới vẫn còn một số khó khăn cần khắc phục. Do vậy đòi hỏi phải có sự đầu tư, nghiên cứu, để khắc phục những nhược điểm, đưa ra các giải pháp thích hợp giúp cho công tác biên mục mô tả của Thư viện ngày càng hoàn thiện và chuẩn hoá. Chính vì vậy, tác giả đã lựa chọn vấn đề: “Tìm hiểu công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” làm đề tài khoá luận của mình. 2. Mục đích nghiên cứu của đề tài. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác biên mục, khoá luận đi sâu vào tìm hiểu công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia nhằm mục đích: - Tìm hiểu công tác biên mục tại Thư viện Quốc gia, tôi mong muốn có được cái nhìn toàn diện và cụ thể về công tác biên mục mô tả của Thư viện. - Khảo sát công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia, đánh giá ưu nhược điểm trong công tác mô tả tài liệu tại Thư viện. - Đưa ra một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác biên mục mô tả của thư viện. 3. Tình hình nghiên cứu Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện khoa học tổng hợp lớn nhất ở nước ta, cũng là một trong những thư viện có hoạt động chuyên mônKhoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 3 nghiệp vụ phát triển. Vì vậy từ trước đến nay đã có rất nhiều đề tài khoá luận của sinh viên các khoá trước cũng như các cán bộ đang làm việc tại trung tâm thực hiện nghiên cứu về hoạt động thông tin thư - viện tại Thư viện. Đề tài nghiên cứu về Thư viện Quốc gia thì nhiều, nhưng chủ yếu lại tập trung vào các vấn đề: sản phẩm và dịch vụ, tổ chức và bảo quản vốn tài liệu, số hoá tài liệu mà ít có đề tài nghiên cứu về công tác biên mục tài liệu của Thư viện. Đặc biệt nghiên cứu sâu về công tác biên mục mô tả tài liệu thì lại chưa có khoá luận nào thực hiện. Trong giai đoạn hiện nay, khi Thư viện Quốc gia Việt Nam đang từng bước hiện đại hoá và chuẩn hoá các khâu công tác nghiêp vụ để nâng cao hiệu qủa hoạt động của thư viện thì tác giả lựa chọn đề tài “Tìm hiểu công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia Việt Nam” là hoàn toàn phù hợp. 4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu * Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu phần mềm đang được ứng dụng tại Thư viện Quốc gia, kèm theo đó là các quy tắc mô tả và khổ mẫu biên mục đọc máy MARC21. * Phạm vi nghiên cứu: + Không gian địa lý: Phòng báo - Tạp chí, Phòng Bổ sung và phòng Biên mục của Thư viện. + Thời gian: Từ khi áp dụng phần mềm Ilib tại thư viện từ năm 2003 đến nay. 5. Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu đề tài này tôi sử dụng một số phương pháp: * Tổng hợp, phân tích tài liệu * Mạn đàm với cán bộ Thư viện * Tìm hiểu và khảo sát thực tế 6. Ý nghĩa của khoá luận * Về mặt lý luận Những thông tin được trình bày trong khoá luận nhằm mục đích, giúpKhoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 4 khẳng định tầm quan trọng của công tác biên mục mô tả. Có cái nhìn khái quát, toàn diện về các chuẩn nghiệp vụ được áp dụng trong biên mục mô tả tài liệu. Trình bày một số các khái niệm, định nghĩa, chức năng, vai trò… về công tác biên mục cũng như các khái niệm liên quan. * Về mặt thực tiễn Khoá luận, đi sâu vào thực trạng công tác biên mục mô tả tại TVQGVN. Đưa ra một số nhận xét về những thuận lợi, và khó khăn khi áp dụng các chuẩn biên mục vào công tác biên mục mô tả. Từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác biên mục mô tả nói riêng và hoạt động TT - TV nói chung tại Thư viện. 7. Bố cục của đề tài Ngoài phần mục lục, lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung khoá luận gồm 3 chương: Chương 1: Khái quát về Thư viện Quốc gia Chương 2: Thực trạng công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp hoàn thiện công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc giaKhoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 5 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Thư viện Quốc gia là thư viện khoa học Tổng hợp lớn nhất của cả nước, là thư viện đứng đầu hệ thống thư viện khoa học tổng hợp nhà nước, là thư viện tiêu biểu cho nền văn hoá dân tộc, trung tâm giao lưu các mối quan hệ giữa các hệ thống thư viện trong nước và ngoài nước. Mặt tiền Thư viện Quốc gia Việt Nam - Tên gọi chính thức: THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM - Tên giao dịch quốc tế: NATIONAL LIBRARY OF VIETNAM (NLV) - Website chính thức: http://www.nlv.gov.vn Tiền thân của Thư viện Quốc gia Việt Nam là Thư viện Trung ương Đông Dương trực thuộc Nha (Sở) Lưu trữ và Thư viện Đông Dương, được thành lập theo nghị định ngày 29/11/1917 của A. Sarraut, toàn quyền Pháp ở Đông Dương. Thực chất đây là một đơn vị văn hoá của chính phủ Pháp đối với các nước thuộc địa, trong đó có Việt Nam. Sau gần hai năm chuẩn bị, ngày 01/09/1919 Thư viện chính thức mởKhoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 6 cửa phục vụ bạn đọc. Ngày 28/02/1935, Thư viện Trung ương Đông Dương đổi tên là Thư viện Pie Patxkiê (Pierre Pasquier), tên một viên Toàn quyền có nhiều đóng góp cho Thư viện. Cách mạng Tháng Tám thành công, Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa quyết định đổi tên Thư viện Pie Patxkie (Pierre Pasquire) thành Quốc gia thư viện. Tháng 02/1947 Pháp chiếm lại Hà Nội Thư viện lại được đổi tên thành Thư viện Trung ương trực thuộc Phủ cao ủy Pháp tại Sài Gòn. Năm 1953, Thư viện Trung ương sát nhập vào Viện Đại học Hà Nội và đổi tên là Tổng thư viện Hà Nội. Giữa năm 1954, trước khi rút chạy khỏi miền Bắc, thực dân Pháp đã đưa một phần kho sách của Tổng thư viện vào Sài Gòn. Là thư viện do Thực dân Pháp xây dựng, nên chức năng, nhiệm vụ của Thư viện Trung ương Đông Dương cũng nhằm mục đích phục vụ cho công tác xâm lược và khai tác thuộc địa của Thực dân Pháp. Vốn tài liệu, hình thức phục vụ của Thư viện nghèo nàn. Đứng đầu Thư viện thường là do những người Pháp đảm nhiệm. Sau ngày đất nước ta đánh thắng giặc Pháp xâm lược (1954), năm 1957 Thủ tướng Chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà ra quyết định thành lập TVQGVN. Sự kiện này đã đánh dấu một bước tiến vô cùng quan trọng đối với Thư viện Việt Nam. Ngày 29/06/1957, Thủ tướng Chính phủ Việt Nam cho phép đổi tên Thư viện thành Thư viện Quốc gia Việt Nam. Ngày 28/11/1958, Thư viện chính thức mang tên Thư viện Quốc gia do Bộ trưởng Bộ Văn hóa quyết định. Năm 1982, Thư viện Quốc gia Việt Nam được Thư viện Liên hiệp quốc công nhận là Thư viện tàng trữ tài liệu Liên hiệp quốc của khu vực Đông dương. Năm 2000, TVQGVN chính thức gia nhập Hiệp hội Thư viện quốc tế IFLA (International Federation of Library Association and Institution).Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 7 Thư viện Quốc gia với bề dày gần 90 năm xây dựng và phát triển, qua nhiều giai đoạn lịch sử, từ Thư viện Trung ương đến Thư viện Quốc gia, bao giờ cũng là thư viện hàng đầu của nước ta. Nó chính là thư viện khoa học tổng hợp lớn nhất trong cả nước và là thư viện đứng đầu trong hệ thống thư viện khoa học trực thuộc Bộ Văn hóa - Thông tin. 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Quốc gia Việt Nam. Điều 17 Pháp lệnh Thư viện và Điều 5 Nghị định số 72/2002/NĐ-CP ngày 06/08/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Thư viện đã xác định vị trí, chức năng, nhiệm vụ của TVQGVN. Về vị trí TVQGVN là thư viện trung tâm của cả nước. Những năm đầu thế kỉ XXI, TVQG Việt Nam vẫn hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ và bộ máy tổ chức như Quyết định số 579/TC-QĐ ngày 17/3/1997 của Bộ trưởng Bộ Văn hoá - Thông tin. Từ 24/08/2004, TVQGVN hoạt động theo Quyết định số 81/2004/QĐ-BVHTT của Bộ trưởng Bộ Văn hoá - Thông tin. Căn cứ vào quyết định này, TVQGVN có những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn chủ yếu như sau: * Về chức năng TVQGVN là đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc Bộ Văn hoá – Thông tin (nay là Bộ Văn hoá – Thể thao và Du lịch), có trách nhiệm giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc, thu thập, tàng trữ, khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội, các chức năng cụ thể: Thư viện Quốc gia Việt Nam là Thư viện Trung tâm của cả nước với chức năng nhiệm vụ được quy định theo PHÁP LỆNH THƯ VIỆN. Khai thác các tài liệu trong và ngoài nước để đáp ứng nhu cầu đọc, nghiên cứu của bạn đọc Nhận lưu chiểu văn hóa phẩm được xuất bản ở Việt Nam theo luật Lưu chiểu; Tàng trữ và bảo quản tất cả các xuất bản phẩm của Việt Nam; Biên soạn và xuất bản Thư mục Quốc gia Việt Nam. Tổ chức phục vụ bạn đọc theo quy định.Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 8 Chịu trách nhiệm hợp tác trao đổi tài liệu với các thư viện trong và ngoài nước. Quản lý các dự án nghiên cứu về khoa học kĩ thuật thuộc lĩnh vực thông tin - thư viện. Tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho các cán bộ trong ngành thư viện theo quy định của Bộ Văn hóa Thông tin. * Về nhiệm vụ 1. Trình bộ trưởng Bộ Văn hoá -Thể thao và Du lịch quy hoạch phát triển, kế hoạch hoạt động dài hạn, hàng năm. của Thư viện và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt. 2. Tổ chức phục vụ, tạo điều kiện cho người đọc sử dụng vốn tài liệu của thư viện theo quy định và tham gia các hoạt động do thư viện tổ chức. 3. Xây dựng, bảo quản lâu dài vốn tài liệu của dân tộc và tài liệu của nước ngoài viết về Việt Nam. 4. Thu nhận theo chế độ lưu chiểu các xuất bản phẩm, luận án tiến sĩ của công dân Việt Nam bảo vệ ở trong nước và nước ngoài, của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam. 5. Hợp tác, trao đổi tài liệu với thư viện trong nước và ngoài nước theo quy định của Pháp luật. 6. Nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động thư viện. 7. Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho các thư viện trong cả nước, Trung tâm bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ. 8. Thực hiện hợp tác quốc tế theo kế hoạch của Bộ Văn hoá – Thông tin và quy địng của Pháp luật. 9. Lưu trữ các tài liệu có nội dung tại khoản 1 điều 5 Pháp lệnh Thư viện và phục vụ cho người đọc theo quy định của Chính phủ. 10. Tổ chức các hoạt động vui chơi, giải trí, hoạt động dịch vụ, thu phí phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao; quản lý và sử dụng theo quyKhoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 9 định của Pháp luật. 11. Đảm bảo kỉ luật, kỉ cương theo nội quy làm việc của Thư viện; đảm bảo an toàn, an ninh, cảnh quan khu vực môi trường do Thư viện quản lý. 12. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, hồ sơ tài liệu; thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý theo quy định của Pháp luật và phân cấp quản lý của Bộ trưởng. 13. Quản lý, sử dụng tài chính, tài sản được giao và các nguồn thu khác theo quy định của Pháp luật. 14. Thực hiện các nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao. 1.3. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ Thư viện * Cơ cấu tổ chức Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ đã được Bộ văn hoá, Thể thao và Du lịch quy định, Thư viện đã có cơ cấu tổ chức hành chính chặt chẽ và khoa học. Hiện nay chức năng nhiệm vụ của Thư viện đã được chuyên môn hoá đến từng phòng ban chức năng. Về cơ cấu tổ chức của TVQGVN bao gồm: * Ban giám đốc: bao gồm Giám đốc và 3 Phó giám đốc. Giám đốc là người đứng đầu thư viện. Phụ trách chung toàn bộ công tác của Thư viện; Chỉ đạo việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch dài hạn và hàng năm của đơn vị; Phụ trách trực tiếp công tác tổ chức cán bộ - hành chính, kế toán tài chính, Tin học và đối ngoại. Một Phó giám đốc phụ trách chuyên môn và công nghệ thông tin. Một Phó giám đốc Phụ trách về công tác nghiên cứu khoa học, Tạp chí Thư viện. Một Phó giám đốc phụ trách khối phục vụ bạn đọc. * Các phòng ban chức năng: Gồm 14 phòng - Phòng tin học - Phòng Biên mục - Phòng Hành chính tổ chức - Phòng Nghiên cứu và hướng dẫn nghiệp vụ - Phòng Bảo quản - Phòng Bổ sung – Trao đổiKhoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 10 - Phòng Báo – Tạp chí - Phòng Đọc sách - Phòng Quan hệ Quốc tế - Phòng Thông tin Tư liệu - Phòng Lưu chiểu - Phòng Tạp chí Thư viện - Phòng Dự án - Đội Bảo vệ * Đội ngũ cán bộ: Sau hơn 90 năm xây dựng và phát triển, hiện nay, TVQGVN có trụ sở tại 31 Tràng Thi - Hà Nội. Tổng diện tích sử dụng của TVQGVN là 18.000 m2, với 14 phòng ban chức năng. Tổng số cán bộ của Thư viện là 176 cán bộ, trong đó có 1 cán bộ có trình độ Tiến sĩ, 17 cán bộ có trình độ Thạc sĩ, 134 cán bộ tốt nghiệp Đại học (trong đó có 78 cán bộ tốt nghiệp đại học chuyên ngành thư viện), 24 cán bộ có trình độ PTTH, trung cấp, cao đẳng. 1.4. Cơ sở vật chất trang thiết bị TVQG đã có hệ thống mạng Intranet được kết nối Internet với đường truyền đủ đáp ứng cho số người dùng. Mặt khác, để giúp các thư viện trong hệ thống TVCC kết nối và chia sẻ biểu ghi thư mục với TVQG, Bộ Văn hoá – Thông tin đã đầu tư Dự án xây dựng TVQG trở thành trung tâm TT-TV của cả nước, bao gồm 1 mạng cục bộ (LAN). TVQG có hệ thống máy chủ và máy trạm (10 máy chủ, 230 máy trạm) phục vụ cho các công tác nghiệp vụ, tra cứu thông tin và các dịch vụ bạn đọc… Có các thiết bị an toàn hệ thống thông tin: thiết bị lưu điện, chống sét, thiết bị sao lưu dữ liệu, thiết bị bảo vệ, bảo mật. Các thiết bị ngoại vi: Switch, Rounter, máy scan, camera, máy đọc mã vạch, máy in lazze, Projector… Bốn đường Internet trực tiếp Leased Line 192 Kbps dành riêng choKhoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 11 Website và Mail; đường Internet không dây Wifi và đường ADSL 2M dành cho bạn đọc tra cứu Internet, đường ADSL 4M dành cho cán bộ làm việc. Nhìn chung, TVQG đã đảm bảo tương đối tốt về cơ sở vật chất kỹ thuật cho cán bộ thư viện làm việc (chiếm 50%) cũng như nhu cầu thông tin của NDT trong giai đoạn bùng nổ thông tin hiện nay. TVQG đã tạo lập tài liệu điện tử, tài liệu đa phương tiện; các thiết bị liên lạc viễn thông. Các máy tìm tin toàn văn để tự động đánh chỉ số và đảm bảo truy cập đến nguồn tin số hoá. 1.5. Kinh phí hoạt động Trong bất kì một hoạt động nào, một lĩnh vực nào, kinh phí hoạt động luôn là một vần đề quan trọng và được quan tâm hàng đầu. Đặc biệt trong hoạt động thông tin - thư viện lại càng quan trọng hơn. Bởi đây là hoạt động văn hoá, giáo dục phi lợi nhuận. Hiện nay hoạt động của các cơ quan thông tin thư viện ở nước ta gần như một trăm phần trăm hoạt động bằng kinh phí do Nhà nước cấp. TVQGVN trực thuộc Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch, hàng năm Thư viện nhận kinh phí cấp phục vụ cho hoạt động của mình là khoảng 11 tỉ đồng. Trong đó Thư viện chi khoảng 3.600.000.000 cho hoạt động của các phòng ban chuyên môn, số còn lại phục vụ cho các hoạt động khác của thư viện, nhưng chủ yế là phục vụ cho công tác bảo dưỡng, nâng cấp mua sắm, các trang thiết bị trong thư viện, cụ thể: Dự đoán kinh phí hoạt động của các phòng ban chuyên môn 2010 STT Phòng Kinh phí hoạt động 1 Lưu chiểu 210.000.000 2 Bổ sung 250.000.000 3 Biên mục 250.000.000 4 Tin học 400.000.000 5 Bảo quản 740.000.000 6 Đọc sách 180.000.000Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 12 7 Báo - Tạp chí 120.000.000 8 Thông tin – Tư liệu 380.000.000 9 Nghiên cứu khoa học 280.000.000 10 Quan hệ quốc tế 350.000.000 11 Tạp chí thư viện 200.000.000 12 Hành chính tổ chức 100.000.000 13 Bảo vệ 20.000.000 14 Dự án 120.000.000 Tổng 14 3.600.000.000 1.6. Nguồn tài nguyên thông tin Theo số liệu thống kê đến tháng 5 năm 2008, tổng số nguồn tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam như sau: * Tài liệu truyền thống: Tài liệu dạng sách gồm: + 800.752 tên sách + 1.300.968 bản sách Tài liệu là báo tạp chí gồm: + 8.677 tên báo, tạp chí + Khoảng 130.000 tập báo, tạp chí đã đóng - Tài liệu dạng vi phim – vi phích gồm: + Phim Pôgitiv (Phim dương bản) gồm có 1345 tên tài liệu với 3150 hộp, ngoài ra Thư viện còn có các bản chụp mới tài liệu báo, tạp chí trước năm 1954. + Phim Negativ (Phim âm bản) gồm 1712 hộp. * Nguồn tài liệu điện tử: - Các CSDL thư mục gồm có: + 5 CSDL Thư mục + 411882 biểu ghi thư mục - Các CSDL toàn văn gồm: + 7 CSDL toàn vănKhoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 13 + Khoảng 1021410 trang tài liệu với khoảng 5488 tên tài liệu 1.7. Người dùng tin và nhu cầu tin trong Thư viện Quốc gia Việt Nam Nghiên cứu người dùng tin là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động thông tin – thư viện. Một thư viện dù nguồn tài liệu có phong phú, đa dạng đến mấy, công tác xử lý, phục vụ có tốt đến đâu mà không có người đến sử dụng, thì thư viện ấy cũng trở nên vô ích. Do vậy công tác nghiên cứu NDT để có thể đưa ra những chiến lược, kế hoạch nhằm nâng cao khả năng đáp ứng và thoả mãn tối đa nhu cầu tin cho NDT. NDT và nhu cầu tin trở thành một trong những yếu tố quan trọng cho việc định hướng hoạt động và phát triển của các cơ quan thông tin, thư viện, đặc biệt là các sản phẩm và dịch vụ mới. Để sản phẩm và dịch vụ của thư viện có chất lượng cao, thu hút được NDT thì các cơ quan thông tin - thư viện phải nắm vững đặc điểm NDT và NCT, từ đó tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin phù hợp với nhu cầu của họ. Người dùng tin dù là cá nhân hay tập thể, là cán bộ lãnh đạo, học sinh sinh viên hay các nhà khoa học… cũng đều cần đến thông tin để phục vụ cho công tác chuyên môn của mình. Đồng thời người dùng tin cũng chính là người tạo ra các thông tin mới về khoa học cho xã hội và những thông tin bổ ích cho các cơ quan thông tin – thư viện trong quá trình hoạt động của mình, thông qua nhu cầu tin của họ. Hiện nay đối tượng dùng tin của Thư viện, đa dạng về thành phần và trình độ học vấn, bao gồm các cán bộ công tác tại Thư viện và các đối tượng khác: cán bộ nghiên cứu, cán bộ giảng dạy, cán bộ lãnh đạo, quản lý, học sinh, sinh viên, cán bộ hưu trí… trong cả nước. Tính đa dạng của người dùng tin trong Thư viện thể hiện trong sự khác nhau, về nhu cầu thông tin, lứa tuổi nghệ nghiệp… cũng như trình độ hiểu biết của họ. Nhu cầu thông tin của các đối tượng này là rất khác nhau, do vậy mà phương thức phục vụ bạn đọc của Thư viện cũng rất đa dạng và phong phú để phù hợp với đặc thù của từng người dùng tin.Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 14 Trước đây Thư viện có hạn chế đối tượng phục vụ, nhưng hiện nay do đòi hỏi của thực tiễn, trong thời đại của xã hội thông tin, nhu cầu tin của con người ngày càng gia tăng, do đòi hỏi của xã hội, mà Thư viện đã mở rộng phục vụ cho mọi đối tượng bạn đọc, bất cứ ai có mong muốn sử dụng tài liệu của thư viện đều sẽ được phục vụ. Người dùng tin của Thư viện có thể chia thành các nhóm như sau: Bảng số liệu điều tra mức độ NDT sử dụng tài liệu tại TVQGVN STT Nhóm Người dùng tin Mức độ NDT sử dụng Thư viện 1 Lãnh đạo, quản lý 2.3 % 2 Cán bộ nghiên cứu giảng dạy 21.2 % 3 Sinh viên, học viên cao học… 71.4 % 4 Đối tượng khác 5.1 % Nhóm 1: Cán bộ lãnh đạo, quản lý. Đối với nhóm NDT này thông tin chính là công cụ quản lý. Thông tin càng đầy đủ thì quá trình quản lý càng đạt hiệu quả cao. Đặc điểm nhu cầu tin của nhóm NDT này, rất phong phú và đa dạng. Họ cần những thông tin cô đọng và được “nén”; thông tin được cung cấp phải ngắn gọn, chính xác, logic, có hệ thống và phản ánh khách quan quá trình hoạt động, tổ chức, thông tin đưa ra phải kịp thời. Hình thức phục vụ thường là các bản tin nhanh, tóm tắt, tổng quan, tổng luận, phục vụ thông tin có chọn lọc… Nhóm 2: Người dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy tại các trường đại học và các viện nghiên cứu, các trung tâm nghiên cứu và phát triển. Họ thường xuyên cung cấp thông tin qua hệ thống các bài giảng, các bài tập, dự án, đề tài khoa học…; đồng thời họ cũng chính là những NDT Thường xuyên, liên tục của TV. Nhu cầu tin của họ sẽ cần: thông tin cần bền vững và chuyên sâu về một lĩnh vực nghiên cứu cụ thể, vừa phải mang tính mới trong khoa học; nghiên cứu mang tính liên ngành: bên cạnh những thông tin chuyên ngành còn cần những thông tin của ngành khác có liên quan. Thông tin mà họKhoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 15 cần là các thông tin mang tính chất thời sự, thông tin cập nhật về các thành tựu kho học – kĩ thuật mới trong và ngoài nước, kết quả các công trình nghiên cứu khoa học, các đề tài đang được triển khai hoặc mới được nghiệm thu… Thông tin cung cấp phải đầy đủ, ngắn gọn, chính xác; họ có nhu cầu sử dụng thông tin có giá trị gia tăng cao và phải được phân tích, xử lý. Hình thức phục vụ nhóm này là các thông tin chuyên đề, thông tin chọn lọc, thông báo sách mới… Nhóm 3: Nghiên cứu sinh, học viên cao học, thực tập sinh, sinh viên học sinh tại các trường đại học, cao đẳng, các viện nghiên cứu…. Đây là những chủ thể thông tin đông đảo và biến động nhất trong TV. Đặc điểm nhu cầu tin của nhóm này bao hàm các tài liệu trải rộng từ các tài liệu mang tính chất phục vụ cho công tác học tập như sách giáo khoa, giáo trình đến các tài liệu mang tính chất giải trí, các kiến thức phổ thông và văn hoá – xã hội… Đây là nhóm đối tượng sử dụng thư viện với cường độ cao, đặc biệt vào dịp chuẩn bị thi, làm đề tài, luận văn, luận án tốt nghiệp… Lúc này nhu cầu tin của họ là cần các thông tin, tài liệu chuyên sâu về một củ đề, các tài liệu mang tính thời sự, cập nhật, thời gian tìm tài liệu không nhiều. Chính vì vậy nhu cầu tin của nhóm đối tượng này rất phong phú đa dạng, việc tạo lập và phát triển các dịch vụ thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu tin lại càng trở lên quan trọng và là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của Thư viện. Hình thức phục vụ cho họ chủ yếu là các thông tin phổ biến về tri thức cơ bản dưới dạng sách giáo khoa, giáo trình, sách tham khảo, các bài viết trong các tạp chí, những luận án, luận văn có tính chất cụ thể, trực tiếp phục vụ cho môn học, ngành học đào tạo. Nhóm 4: Người dùng tin là những người hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh như các nhà doanh nghiệp, công nhân kỹ thuật, nông dân, thợ thủ công, cán bộ hưu trí, hội viên các hội khuyến nông…Đặc điểm nhu cầu tin của họ khá đa dạng phong phú, bao hàm mọi lĩnh vực của đời sống. Họ cần chủ yếu các thông tin dữ kiện, cụ thể, không đòi hỏi sự phân tích tổng hợp.Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 16 Thông tin cung cấp phải kịp thời, cập nhật, càng mới càng tốt và phải dễ sử dụng, dễ hiểu. Do đặc điểm NDT đa dạng và phong phú như trên, nên hàng năm TVQG thường tổ chức các lớp bồ dưỡng, đào tạo, cung cấp NDT những hiểu biết chung về cơ chế, tổ chức hoạt động và các loại hình sản phẩm và dịch vụ của thư viện. Hướng dẫn NDT để họ biết cách sử dụng các công cụ tra cứu và khai thác các sản phẩm và dịch vụ của thư viện một cách có hiệu quả. Giúp nâng cao kĩ năng khai thác, tìm tin cho NDT, để họ có thể chủ động tiếp cận tới nguồn thông tin, tài liệu mà họ cần một cách dễ dàng.Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 17 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BIÊN MỤC MÔ TẢ TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 2.1. Khái niệm biên mục mô tả Biên mục mô tả (mô tả thư mục) là một bộ phận của quá trình biên mục, có liệ quan đến nhận dạng một tài liệu và ghi lại những thông tin về tài liệu trên một phiếu mô tả / biểu ghi thư mục, sao cho có thể nhận dạng được tài liệu ấy một cách chính xác mà không nhầm lẫn với các tài liệu khác, đồng thời lựa chọn và thiết lập các điểm truy nhập. Biên mục mô tả vừa là công đoạn, vừa là sản phẩm. Với tư cách là sản phẩm người ta gọi đó là chỉ dẫn thư mục hay một tra cứu thư mục. Nó bao gồm tập hợp các chỉ dẫn nhằm cung cấp cho ta một bản mô tả duy nhất và chính xác của tài liệu và được xem như một vật đem tin . Với tư cách là một công đoạn, người ta gọi đó là công tác biên mục, đó là bước đầu tiên của xử lý tài liệu, nhờ đó những chỉ dẫn được rút ra và trình bày theo một quy tắc chặt chẽ. 2.2. Vai trò của công tác biên mục mô tả trong hoạt động thông tin - thư viện. Biên mục mô tả là một công tác không thể thiếu trong hoạt động thông tin - thư viện. Sản phẩm của công tác biên mục mô tả chính là các phiếu mục lục / biểu ghi thư mục. Trong các phiếu mô tả / biểu ghi này chứa đựng các thông tin cơ bản về một tài liệu mà thư viện có. Tác dụng của nó chính là cung cấp cho NDT những thông tin cơ bản của tài liệu để họ có thể tìm kiếm được đúng tài liệu mà họ đang tìm kiếm thông qua hệ thống mục lục, hoặc CSDL của thư viện. Để giúp cho hoạt động thông tin - thư viện có hiệu quả, và vấn đề tra tìm tài liệu của NDT, thì công tác biên mục mô tả có vai trò hết sức quan trọng. Biên mục mô tả cung cấp cho tài liệu một mô tả duy nhất, không mơ hồ. Công tác này giúp cho cán bộ thư viện cùng một lúc có thể xác định được tài liệu, sắp xếp chúng, đưa chúng vào các bộ phiếu / CSDL, và tra cứu, tìm kiếmKhoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 18 các tài liệu đó một cách dễ dàng. Biên mục mô tả giúp NDT có một khái niệm về tư liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng tìm được các tài liệu mà họ quan tâm trong các hệ thống tìm tin truyền thống và hiện đại (mục lục phiếu, CSDL,…). Biên mục mô tả còn có một vai trò hết sức quan trọng, đó là công dụng kiểm soát thư mục. Như vậy biên mục mô tả là một bộ phận của quá trình biên mục, có liên quan đến việc nhận dạng một tư liệu và ghi lại những thông tin về tư liệu trong một phiếu mô tả / biểu ghi theo các tiêu chuẩn quốc tế sao cho có thể nhận dạng được tài liệu ấy một cách chính xác và không nhầm lẫn với các tài liệu khác. Ngày nay, trong hoạt động thông tin - thư viện, việc tổ chức và sắp xếp thông tin thư mục sao cho có thể truy cập và trao đổi trong nước và quốc tế một cách dễ dàng là rất cần thiết, nhất là trong điều kiện thông tin toàn cầu hiện nay. Chính vì vậy mà công tác biên mục mô tả càng trở nên quan trọng và không thể thiếu trong mọi hoạt động của bất kì một thư viện, trung tâm thông tin nào 2.3. Thực trạng công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Biên mục trong đó có biên mục mô tả, là công tác vô cùng quan trọng trong hoạt động thông tin – thư viện. Nó ảnh hưởng đến chất lượng chuyên môn nghiệp vụ cũng như chất lượng phục vụ NDT của mỗi cơ quan thông tin - thư viện. Nhận thức rõ được vấn đề này TVQGVN đã tiến hành ứng dụng tin học, áp dụng các chuẩn nghiệp vụ tiên tiến trên thế giới vào công tác biên mục nhằm nâng cao chất lượng công tác biên mục, cũng như công tác phục vụ của Thư viện. Vốn tài liệu của TVQG là vô cùng phong phú với đủ mọi loại hình tài liệu: Sách, báo - tạp chí, luận án, tranh ảnh, bản đồ…đáp ứng mọi nhu cầu tin cho NDT khi đến sử dụng thư viện. Để đảm bảo tính nhất quán trong quá trình mô tả tài liệu Thư viện Quốc gia đã áp dụng quy tắc mô tả của TVQG được xây dựng dựa trên cơ sở Tiêu chuẩn Quốc tế về mô tả thư mục ISBDKhoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 19 trong công tác biên mục mô tả cho tất cả các loại hình tài liệu của mình, do vậy cũng tuân theo tiêu chuẩn Quốc tế về mô tả thư mục ISBD. 2.3.1. Áp dụng mô tả thư mục theo Quy tắc mô tả của Thư viện Quốc gia Việt Nam 1994 Để đảm bảo tính nhất quán trong qúa trình mô tả tà liệu thì việc áp dụng một quy tắc mô tả theo chuẩn đã được quy định là điều bắt buộc đối với mọi cơ quan thông tin - thư viện. Hiện nay, tại Việt Nam chưa có một quy tắc mô tả tài liệu thống nhất cho toàn bộ hệ thống thư viện trong cả nước. Tuỳ thuộc vào điều kiện và khả năng của mình mà từng thư viện đã áp dụng các quy tắc mô tả khác nhau. Mô tả tài liệu phải được thực hiện theo những tiêu chuẩn đã được thống nhất, để nêu bật được những đặc trưng cơ bản của tài liệu, giúp người cán bộ có thể nhận dạng và mô tả tài liệu một cách chính xác. Chính vì vậy TVQGVN đã xây dựng cho mình một quy tắc mô tả để sử dụng thống nhất về mô tả thư mục trong Thư viện. Quy tắc này được xây dựng trên cơ sở tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục ISBD, vì vậy nó cũng tuân thủ theo các quy định của tiêu chuẩn ISBD. Tiêu chuẩn quốc tế về biên mục mô tả (ISBD) đã được biên soạn từ năm 1969, bởi tổ chức tiêu chuẩn quốc tế ISO/TC46 và sự hỗ trợ của hiệp hội các thư viện quốc tế (IFLA). 1976 được tổ chức tiêu chuẩn quốc tế chính thức thông qua với tên gọi “Tiêu chuẩn quốc tế về mô tả thư mục”. Mô tả theo ISBD là định ra một trật tự sắp xếp các vùng, các yếu tố mô tả và hệ thống kí hiệu, dấu đặt trước các mỗi yếu tố mô tả. ISBD phân chia các dữ liệu thư mục thành từng vùng và từng yếu tố trong vùng đó với những thuyết minh đầy đủ, chính xác về các vùng đó. Mô tả theo Tiêu chuẩn quốc tế ISBD bao gồm 8 vùng cơ bản: 1. Vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm 2. Vùng lần xuất bản 3. Vùng thông tin đặc thù (dùng cho xuất bản phẩm tiếp tục và tài liệuKhoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 20 chuyên dạng) 4. Vùng địa chỉ xuất bản, phát hành 5. Vùng mô tả vật lý 6. Vùng tùng thư 7. Vùng Phụ chú 8. Vùng chỉ số tiêu chuẩn và điều kiện có được tư liệu * Trình bày tóm tắt một bản mô tả theo ISBD Mục đích và chức năng của ISBD là cung cấp một mô tả tiêu chuẩn cho các loại hình tư liệu của thư viện, tạo điều kiện giao lưu quốc tế về thông tin thư mục. Nhờ các ưu điểm của mình mà tiêu chuẩn mô tả ISBD nhanh chóng được các thư viện lớn trên thế giới cũng như Việt Nam áp dụng. ISBD không phải là nột tiêu chuẩn mang tính áp đặt mà các thư viện có thể lựa chọn các yếu tố cần thiết và phù hợp với với công tác biên mục mô tả của mình, cũng như có thể dựa vào đó để biên soạn các tiêu chuẩn biên mục mô tả cho mình. Với những ưu điểm của ISBD Thư viện Quốc gia Viêt Nam đã tiến hành xây dựng quy tắc mô tả tài liệu của mình tuân theo các quy định của ISBD. Nhan đề chính = Nhan đề song song: Thông tin liên quan đến nhan đề / Thông tin trách nhiệm .- Lần xuất bản .- Thông tin đặc thù .- Nơi xuất bản: Nhà xuất bản, năm xuất bản .- Mô tả vật lý .- (Tùng thư) Phụ chú Chỉ số tiêu chuẩn: ISBN: Giá tiềnKhoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 21 * Vấn đề lập tiêu đề mô tả Thư viện tiến hành lập tiêu đề mô tả cho tên tác giả (tác giả cá nhân và tác giả tập thể), khi tài liệu có từ 3 tác giả trở xuống. Lập tiêu đề mô tả cho tên tài liệu: khi tài liệu có 3 tác giả nhưng trách nhiệm chỉ là chủ biên, người sưu tầm, dịch, biên soạn…, khi tài liệu có từ 4 tác giả trở lên và khi tài liệu không rõ họ tên hoặc chỉ là bút danh. Đối với tác giả là người Việt Nam hay người châu Á (Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc…): mô tả theo trật tự thuận. + Tên không gồm họ thường là biệt danh, bút danh mô tả như ghi trên tài liệu. Ví dụ: Tản Đà → Tản Đà + Tên có cấu trúc Họ - Đệm - Tên, mô tả thuận và viết hoá chữ cái đầu của Họ - Đệm - Tên. Ví dụ: Nguyễn Minh Châu → Nguyễn Minh Châu + Đối với tác giả cá nhân là người nước ngoài có cấu trúc Tên - Đêm Họ, tiến hành mô tả đảo. Khi đó Họ của tác giả được đảo lên trước đệm và tên được viết sau giữa họ và tên có ngăn cách nhau bởi dấu phẩy (,). Ví dụ: Mác xim Gorki → Gorki, Mác xim D.J. Johnson → Johnson, D.J Sách giáo khoa cho lớp cơ sở, phổ thông, trung học không mô tả theo tên tác giả mà mô tả theo tên sách. Đối với sách giáo trình thì mô tả như bình thường. Đối với các tài liệu mà tác giả tập thể là tên cá cơ quan đoàn thể, tổ chức thì mô tả giống như tên của nó. Ví dụ: Trường Đại học Thuỷ Lợi → Trường Đại học Thuỷ Lợi Khi tiêu đề là tên pháp lý (đơn vị hành chính lãnh thổ), trật tự mô tả là tên đơn vị lãnh thổ hành chính, đi sau là tên đơn vị tổ chức cách nhau bằng dấu chấm (.). Ví dụ: Việt Nam. Bộ Ngoại giao. Như vậy trong việc lựa chọn tiêu đề mô tả, Thư viện đã tuân thủ theo các quy định của Quy tắc mô tả của TVQG. Tuy nhiên khi lập tiên đề mô tả cho tác giả là người nước ngoài có tên gồm họ, Thư viện đã mô tả đảo và có thêm dấu phẩy ngăn cách giữa họ và tên. Cách mô tả này không phải là quy tắc mô tả theo ISBD mà là quy tắc mô tả theo AACR2. Như vậy Thư viện đãKhoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 22 có sự đổi mới trong việc lập tiêu đề mô tả, và đây cũng chính là một thuận lợi cho thư viện sau này khi chuyển sang áp dụng Quy tắc mô tả theo AACR2. * Phần thông tin trách nhiệm trong vùng nhan đề và thông tin trách nhiệm. - Nếu tài liệu có 2 - 3 tác giả thì lập tiêu đề mô tả cho tác giả đầu tiên và trong vùng thông tin trách nhiệm ghi đủ cả ba tác giả đó theo trật tự trình bày trong tài liệu. Ví dụ Tài liệu có 4 tác giả thì lập tiêu đề mô tả cho tên tài liệu, và phần thông tin trách nhiệm ghi tên cả 4 tác giả. Ví dụ: McCutcheon, Randall. It doesn’t take a genius: Five truths to inspire success in every student / Randall McCutcheon, Tommie Lindsay .- New York: McGrow Hill, 2006 .- 282p ; 23cm. Guide to effective coaching: Principles & practice / B.J> Jones, L.T. Wells, R.E. Peter, D.J. Johnson .- 3rd edi .- Boston: WCB/Mc Grow Hill, 1993 .- 386p.Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 23 Tài liệu có 5 tác giả trở lên thì lập tiêu đề mô tả cho tên tài liệu, trong phần thông tin trách nhiệm ghi 3 tác giả đầu tiên sau đó có dâu ba chấm (…). Ví dụ - Nếu là tác giả dịch, biên soạn hoặc sưu tầm…: một tác giả thì ghi tên tác giả đó và ghi chữ dịch ở sau không viết hoa, từ 2 người dịch trở nên thì ghi chữ dịch ở trước viết hoa chữ dịch và thêm hai dấu chấm đằng sau, tương tự với tác giả là người biện soạn. Ví dụ Hoàng Bảo Châu dịch Dịch: Nguyễn Minh Châu, Phan Chí Công Lâm Vĩnh Thế b.s. B.s.: Hoàng Cầm, Nguyễn Gia Minh… - Nếu tác giả từ 3 người trở nên với các trách nhiệm khác nhau thì ghi biên soạn ở trước sau đó là dấu hai chấm (B.s.:), sau tên của tác giả thì ghi trách nhiệm của từng người trong dấu ngoặc đơn ( ). Ví dụ: B.s.: Hồng Hà, Lương Mạnh Cường (ch.b.), Nguyễn Nam Hải (b.s.). Trong vùng mô tả này có thể thấy các dấu sử dụng trong phần thông tin trách nhiệm và quy tắc mô tả cho tài liệu có từ 3 tác giả trở nên của Thư viện không giống với quy tắc AACR2 (quy tắc chuẩn quốc tế trong biên mục mô tả). Vì Vậy khi Thư viện muốn chuyển sang mô tả theo AACR2 theo Các nước và một số lãnh thổ trên thế giới / / Nguyễn Cao Cương, Nguyễn Cường Dũng, Nguyễn Khánh Hoa,…; Hoàng Phong Hà ch.b .- H: chính trị Quốc gia, 1994.- 294 tr.Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 24 khuyến nghị của vụ Thư viện sẽ gặp một số khó khăn, do nó không tương đồng với AACR2. * Vùng các yếu tố xuất bản Khi trình bày nơi xuất bản Thư viện đã mô tả theo đúng quy định, là viết tắt tên thủ đô và thành phố lớn. Ví dụ, nhà xuất bản ở Hà Nội thì viết tắt là H. và ở thành phố Hồ Chí Minh thì viết là Tp. Hồ Chí Minh. Đối với tên nhà xuất bản, viết đầy đủ như trình bày trên trang tên tài liệu. Với tên các nhà xuất bản lớn, đã quen thuộc với mọi người thì khi mô tả không cần phải thêm cụm từ “nxb”, đối với các nhà xuất bản mới hoặc tên dễ gây nhầm lẫn thì phải viết thêm cụm từ “nxb” vào trước tên đó. Nhà xuất bản Giáo dục → Giáo dục Nhà xuất bản Đại học Quốc gia → Đại học Quốc gia Nhà xuất bản Hải Phòng → Nxb. Hải phòng Trong công tác mô tả thư mục Thư viện đã áp dụng quy tắc mô tả tuân theo đúng Tiêu chuẩn Quốc tế ISBD. Các quy định của quy tắc được Thư viện áp dụng đầy đủ với tám vùng mô tả và các kí hiệu, dấu ngăn cách cũng tuân theo ISBD. Để tiến tới sử dụng quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2, trong công tác biên mục mô tả của trung tâm đã xuất hiện một số yếu tố mô tả của quy tắc này. Cụ thể là trong phần lập tiêu đề mô tả cho tên tác giả là người nước ngoài của thư viện đã có dấu phẩy (,) ngăn cách giữa họ và tên tác giả. Tuy nhiên đối với tác giả là người Châu Á ( trong đó có Việt Nam) thì Thư viện lại chưa áp dụng quy tắc này. Vì vậy trong tương lai để áp dụng AACR2 một cách triệt để thì Thư viện cần phải thay đổi cách mô tả với các nhóm tác giả này. 2.3.2. Áp dụng Phần mềm Ilib vào công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Thư viện Quốc gia Việt Nam trong những năm gần đây đã nhận thức rõ vấn đề chuẩn hoá các tiêu chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động của mình là cần thiết.Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 25 Thư viện cũng nhận định rằng trong quy trình xử lý tài liệu dù theo hình thức truyền thống hay hiện đại thì biên mục mô tả luôn giữ một vai trò quan trọng. Sản phẩm của công tác này là tạo ra bộ máy tra cứu tìm tin cho cơ quan thông tin - thư viện. Tuy nhiên chất lượng bộ máy tra cứu này lại phụ thuộc vào các tiêu chuẩn biên mục và chuẩn tin học mà Thư viện áp dụng. Nhận thức được tầm quan trọng của việc tin học hoá vào hoạt động thông tin - thư viện, những năm qua Thư viện đã tiến hành biên mục tự động trên phần mềm CDS/ISIS, (Computer Documentation System Intergrated / Set of Inforamation System), do UNESCO cung cấp và được Cục Thông tin - Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia Việt hoá đưa vào sử dụng. Phần mền CDS/ISIS có những ưu điểm: tất cả các chương trình đều làm việc theo chế độ hội thoại và có khả năng đối thoại với nhiều ngôn ngữ; số CSDL không hạn chế, ngôn ngữ tìm tin linh hoạt và mềm dẻo, cho phép tạo các tệp đảo để truy cập nhanh đến các CSDL, in và sắp xếp các kết quả tìm tuỳ ý (hỗ trợ in phích), trao đổi thuận tiện và dễ dàng. Bên cạnh những ưu điểm đó, CDS/ISIS còn tồn tại rất nhiều hạn chế như: khả năng tính toán, muốn thống kê phải chuyển sang phần mềm khác để thực hiện; khả năng hỗ trợ mạng diện rộng cũng như mã vạch và thiết bị hiện đại kém; không hỗ trợ NDT những hướng dẫn về cách lập biểu thức tìm và cách sử dụng toán tử; các thông báo lỗi của CDS/ISIS thường khó hiểu, không thân thiện với người sử dụng. Mặc dù cò nhiều hạn chế, nhưng phần mềm CDS/ISIS đã có những đóng góp nhất định tạo cho Thư viện có những bước đi đầu tiên trong công tác tin học hoá, xây dựng được cho Thư viện một CSDL khá lớn. Hàng năm nguồn tài liệu bổ sung về TVQGVN là khá lớn và ngày càng tăng. Bên cạnh đó phần mềm CDS/ISIS cũng dần bộc lộ những yếu kém, không còn đáp ứng được yêu cầu của Thư viện. Để hoạt động của Thư viện nói chung và công tác biên mục mô tả nói riêng hoạt động có hiệu quả và chất lượng, 2003 TVQG đã nghiên cứu tìm hiểu và mua phần mềm Ilib của côngKhoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 26 ty CMC, thay thế cho phần mềm CSD/ISIS hiện nay đã không còn phù hợp nữa. Ilib là phần mềm được sử dụng rộng rãi tại các thư viện khoa học tổng hợp trong cả nước. Hiện tại TVQG đang sử dụng phần mền Ilib 4.0 và chuyển đổi CSDL từ phần mền CDS/ISIS sang phần mền mới đồng thời khắc phục dần những tính năng chưa phù hợp của phần mền mới này. Giao diện làm việc của Ilib là giao diện Web ứng dụng độc lập trên Windows. Qua đó cho phép Thư viện có thể tích hợp một hay toàn bộ các phân hệ trên môi trường mạng Intranet, Internet trong khi vẫn có thể đảm bảo được những lợi thế về tương tác xử lý của một phân hệ độc lập. Ilib được thiết kế theo nguyên tắc xuyên suốt toàn bộ chương trình: dễ sử dụng, đảm bảo tất cả các yêu cầu và tiêu chuẩn về nghiệp vụ thư viện, có kiến trúc hệ thống hỗ trợ khả năng mở rộng không hạn chế và các kết nối logic trực tiếp giữa các modul, sẵn sàng cho việc khai thác dữ liệu ở tốc độ cao mà vẫn đảm bảo an toàn dữ liệu và bảo mật. * Tính năng cơ bản: √ Công cụ tìm kiếm thân thiện và khá hiệu quả √ Hỗ trợ đa ngôn ngữ - đặc biệt là khả năng xử lý tiếng Việt, hỗ trợ cả hai bảng mã Unicode và TCVN. √ Sử dụng tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục ISBD, AACR2, TCVN 4743 - 89, … cũng như các khung phân loại: DDC, BBK, UDC, LCC,… √ Tra cứu mục lục trực tuyến qua Internet. √ Quản lý dữ liệu số hóa - cho phép số hóa, biên mục, quản lý truy nhập các dạng tài liệu: văn bản, hình ảnh, âm thanh, video - hướng đi mới cho thư viện hiện đại. √ Liên thư viện - nhu cầu thiết yếu cho hệ thống các thư viện trong thời đại ngày nay. √ Tích hợp mã vạch.Khoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 27 √ Nhập/Xuất biểu ghi theo UNIMARC và các loại MARC khác. √ Chuyển đổi các biểu ghi trong các cơ sở dữ liệu xây dựng theo CDS/ISIS sang khổ mẫu MARC. √ Tất cả các chức năng của chương trình được tích hợp trong một giao diện cơ sở dữ liệu chung và có thể tùy biến để phù hợp với các điều kiện và tính chất nghiệp vụ đặc thù của từng thư viện nếu có yêu cầu. √ Mô hình 3 lớp - đầu cuối chỉ cần trình duyệt Web → mọi quy tắc nghiệp vụ được quản lý tập trung khiến cho cài đặt và bảo trì đơn giản. √ Có thể chạy trên các môi trường hệ điều hành khác nhau: MS Windows NT, MS Windows 2000, Unix (Sun Solaris, Linux Redhat,…). Hiện nay trong các phiên bản của phần mềm Ilib có 10 phân hệ chính đó là: Phân hệ tra cứu (OPAC), phân hệ bổ sung, Phân hệ biên mục, Phân hệ quản lý lưu thông tài liệu, Phân hệ quản lý kho, Phân hệ quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ (Serials Control), Phân hệ quản lý các dữ liệu số, Phân hệ quản lý tin tức, Phân hệ quản trị hệ thống, Phân hệ mượn liên thư viện. Trong đó Thư viện đang sử dụng 7/10 phân hệ chính: 1 Phân hệ bổ sung 2 Phân hệ biên mục 3 Phân hệ quản lý lưu thông tài liệu 4 Phân hệ tra cứu (OPAC) 5 Phân hệ quản lý kho 6 Phân hệ quản lý tin tức 7 Phân hệ quản trị hệ thống Những phân hệ này được tích hợp trong một giao diện thống nhất. Tuy nhiên chúng cũng được thiết kế với mức độ độc lập để khi có sự thay đổi cấu trúc CSDL liên quan đến phân hệ này không làm ảnh hưởng đến các phân hệ khác. 2.3.3. Áp dụng khổ mẫu MARC21 vào công tác biên mục mô tả tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Từ khi áp dụng phần mềm Ilib 4.0, công tác biên mục của Thư viện đã có nhiều thay đổi. Trong quá trình tin học hoá Thư viện rất quan tâm đến cácKhoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 28 chuẩn về tin học và các chuẩn về biên mục của phần mềm có đáp ứng được yêu cầu chuẩn hoá quốc tế hay không. Chính vì vậy mà vấn đề khổ mẫu (Fomat) biên mục rất được trú trọng. Để hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ cũng như thoả mãn đến mức tối đa nhu cầu tra tìm tài liệu của NDT, Thư viện đã tiế hành biên mục tài liệu trên máy và sử dụng khổ mẫu MARC21, nhằm tiến tới đạt chuẩn quốc tế trong công tác biên mục. Khổ mẫu MARC21 được chính thức ra đời từ năm 1997. Là một khổ mẫu ra đời sau, song bản chất của MARC21 không thay đổi, nó là bước phát triển tiếp theo của khổ mẫu MARC của Thư viện Quốc hội Mỹ. MARC21 được áp dụng rộng rãi trên nhiều dạng tài liệu, không ngừng được mở rộng phạm vi ứng dụng và liên kết. Khổ mẫu này, có cấu trúc hoàn thiện có những ưu điểm nổi bật. Do vậy nó thu hút được sự quan tâm của cộng đồng thư viện thế giới nói chung và của các thư viện Việt Nam nói riêng. Một biểu ghi theo Khổ mẫu MARC21 bao gồm 3 thành phần cơ bản được xây dựng theo tiêu chuẩn quốc gia Mỹ. * Phần I: Cấu trúc biểu ghi: bao gồm đầu biểu, các trường dữ liệu, mã xác định nội dung. * Phần II: Chỉ định nội dung: Bao gồm các kí tự quy ước những chức năng của thông tin dữ kiện, trường con và mã trường con, các dấu phân cách, chỉ thị thực hiện yêu cầu. * Phần III: Nội dung dữ liệu của biểu ghi: là các thông tin được cung cấp thông tin từ các tài liệu thông qua tờ khai Worksheet và nhập máy. Khi thông tin được đưa vào máy, thông tin sẽ được mã hoá. Kí hiệu mã hoá của MARC21 bao gồm các chữ cái, chữ số và các kí hiệu quy ước. Các quy định của MARC21 được thể hiện cụ thể trong từng phần chính của biểu ghi: Để tiện trình bày, người ta phân chúng thành từng khối trường tuỳ theo chức năng. Theo khổ mẫu MARC21 đầy đủ cho dữ liệu thư mục, MARC21 có 10 khối trường chính: bắt đầu từ 0XX đến 9XX. Mã trường được xác định bằngKhoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 29 chữ số Ả rập 0XX: Khối trường kiểm soát, chỉ số nhận dạng và phân loại 1XX: Khối trường về tiêu đề chính 2XX: Khối trường nhan đề và thông tin trách nhiệm, thông tin xuất bản 3XX: Khối trường mô tả đặc trưng vật lý 4XX: Khối trường về thông tin tùng thư 5XX: Khối trường phụ chú 6XX: Điểm truy nhập theo chủ đề 7XX: Khối trường tiêu đề bổ sung 8XX: Khối trường tiêu đề tùng thư bổ sung 9XX: Khối trường thông tin cục bộ Khi áp dụng Khổ mẫu MARC21 vào công tác biên mục mô tả TVQG cúng đã áp dụng đầy đủ các khối trường từ 0XX đến 9XX. Tuy nhiên ở mỗi loại hình tài liệu, có sự áp dụng không giống nhau. Việc áp dụng khổ mẫu MARC21 vào biên mục mô tả sách của thư viện gần như hoàn chỉnh nhất, còn các dạng tài liệu khác Thư viện mới chỉ áp dụng rất ít các trường trong MARC21. Worksheet nhập tin cho sách lẻ tại TVQGVN 020 [ ] [ ] $a Giá $c Số bản 037 [ ] [ ] $a Số kho $n Chú thích 041 [ ] [ ] $a Ngôn ngữ chính văn $n Ngôn ngữ của nguyên bản 044 [ ] [ ] $a Mã nước xuất bnả 082 [ ] [ ] $a Chỉ số DDC $2 Ấn bản DDC 100 [ ] [ ] $a Tác giả cá nhân 110 [ ] [ ] $a Tên tổ chức, tên pháp lý $b Tên tỏ chức trực thuộcKhoá luận tốt nghiệp Trương Thị Thu Thuý Khoa Thông tin - Thư viện 30 111 [ ] [ ] $a Tên hội nghị 242 [ ] [ ] $a Nhan đề dịch 245 245 [ ] [ ] $a Nhan đề chính $b Phần còn lại của nhan đề $c Thông tin trách nhiệm 250 [ ] [ ] $s Lần xuất bản 260 [ ] [ ] $a Nơi xuất bản $b Nhà xuất bản $c Năm xuất bản 300 [ ] [ ] $a Khối lượng vật lý $b Các chi tiết vật lý khác $c Khổ cỡ 490 [ ] [ ] $a Tùng thư 500 [ ] [ ] $a Phụ chú chung 504 [ ] [ ] $a Phụ chú thư mục 534 [ ] [ ] $a Tiêu đề chính của nguyên bản 546 [ ] [ ] $a Nội dung phụ chú 700 [ ] [ ] $a Tác giả cá nhân khác $e Thuật ngữ xác định vai trò 710 [ ] [ ] $a Tiêu đề bổ sung tác giả tập thể 711 [ ] [ ] $a Tiêu đề bổ sung hội nghị 910 [ ] [ ] $a Thông tin về người nhập biểu ghi $c Thông tin về người hiệu đính $h Người xử lý biểu ghi 920 [ ] [ ] $a Kí hiệu kho 930 [ ] [ ] $a Số lưu chiểu 941 941 [ ] [ ] $a Đặc điểm tài liệu $b Môn loại TVQG